Legalización y apostilla de un documento extranjero: todo lo que debes saber

¿Quieres legalizar o apostillar un documento expedido en el extranjero y te preguntas qué hacer? Alphatrad te cuenta todo lo que necesitas saber sobre la legalización de un documento extranjero y repasa los principales pasos a seguir.

¿Qué es la legalización de un documento extranjero y para qué sirve?

La legalización de un documento extranjero destinado a un organismo administrativo español es un procedimiento de autenticación destinado a certificar la autenticidad de la firma, la función y la autoridad del firmante y la identidad del sello o timbre. La legalización permite así certificar el valor jurídico de un documento extranjero en el país de origen del firmante.

Este proceso de autenticación puede ser exigido por las autoridades españolas en varios casos. En particular, puede ser necesario en el marco de un procedimiento internacional, como:

• el regreso de la expatriación,
• crear una filial extranjera,
• una licitación en el extranjero,
• solicitar la equivalencia académica en España tras estudiar en una universidad extranjera,
• solicitud de naturalización,
• matrimonio entre cónyuges extranjeros,
• un proceso de adopción,
• ...

La legalización también puede realizarse para un documento redactado en España y destinado a un país extranjero. Los requisitos y procedimientos de legalización variarán en función del documento que deba legalizarse y del país de que se trate.

¿Qué documentos pueden legalizarse?

La mayoría de los documentos públicos y privados extranjeros pueden legalizarse en España. Estos pueden incluir:

• un certificado de estado civil (certificado de defunción, de nacimiento, de matrimonio, etc.),
• un acta notarial,
• documentos expedidos por un tribunal (sentencia de divorcio, etc.),
• documentos privados (declaraciones juradas, cartas de recomendación, certificados de alojamiento, facturas, etc.),
• ...

Legalización o apostilla: ¿qué elegir?

La apostilla es un procedimiento de autenticación simplificado y más rápido que la legalización. Se rige por el Convenio de La Haya. La autenticación por apostilla se certifica mediante la estampación de un sello (denominado «apostilla»). Al igual que la legalización, consiste en certificar la autenticidad del sello, la firma y la identidad del firmante.

Una vez más, la elección del procedimiento de autenticación depende del país de que se trate.

Algunos documentos extranjeros no necesitan legalización ni apostilla si el país emisor del documento ha firmado un acuerdo internacional con España para este tipo de documentos. Es el caso, en particular, de algunos documentos públicos.

¿Cómo puedo legalizar o apostillar un documento?

Paso 1. Hacer traducir el documento extranjero a legalizar o apostillar

Antes de iniciar cualquier proceso de autenticación, un documento redactado en un idioma extranjero debe ser traducido previamente al español por un traductor jurado, el único profesional autorizado para realizar dicha traducción oficial. Esta traducción jurada, copia fiel del original, da fe del valor jurídico del documento traducido. Este paso es obligatorio antes de la legalización o apostilla.

En Alphatrad realizamos todo tipo de traducciones juradas, sea cual sea el par de idiomas (inglés-español, francés-español, español-chino, árabe-español, etc.). El documento se confía a un traductor jurado, cualificado y con experiencia. También se encargará de los trámites de legalización y apostilla de tu documento extranjero en España: es la garantía de una traducción oficial llave en mano que puede utilizarse inmediatamente. Ponte en contacto con nosotros para obtener más información.

Paso 2. Solicitar la legalización o apostilla

Una vez emitida la traducción, el cliente debe presentar el documento original, junto con la traducción, en la embajada o consulado español del país emisor. El documento también debe haber sido legalizado previamente por la autoridad competente del país emisor (normalmente el Ministerio de Asuntos Exteriores). Una vez completado el procedimiento, se estampará un sello oficial de legalización en el documento para certificar su autenticidad.

En algunos casos, la solicitud de autenticación puede ser rechazada, por ejemplo:

• si el documento no lleva firma o sello originales,
• si la firma o el sello son desconocidos o no pueden verificarse,
• si el documento está plastificado o pegado,
• si el documento ha sido expedido por un organismo no reconocido,
• ...

Precios y plazos para legalizar y apostillar un documento

Los plazos de legalización dependen del tiempo de tramitación necesario para la legalización previa por parte de las autoridades del país emisor del documento. Sin embargo, este proceso, que requiere una doble legalización, lleva más tiempo que la autenticación por apostilla.

Para legalizar un documento extranjero, el cliente también puede ponerse en contacto con una agencia especializada en este tipo de servicio de legalización.

El coste de legalizar un documento extranjero varía en función del país emisor: puede oscilar entre 20 y más de 100 euros, según el país de que se trate.

FAQ sobre la legalización y apostilla de documentos