¿Cómo redactar el acta de una reunión en inglés? Nuestros consejos

¿Necesitas redactar el acta de una reunión en inglés? Documento clave en muchas empresas, el acta de una reunión está sujeta a cierto grado de formalidad y hay que saber redactarla de forma eficaz y fluida, pero también estructurada.

 

¿Qué son las actas de una reunión?

El acta de una reunión consiste en un documento que resume los intercambios entre los distintos participantes y las principales decisiones tomadas durante esa reunión.

¿Para qué sirve el acta de una reunión?

El objetivo principal de este documento es dejar constancia escrita de lo que se dijo, y proporcionar a cada participante un resumen claro y estructurado de la conversación y las decisiones tomadas. De este modo, todos los implicados conocen el orden del día, su papel, sus tareas y sus objetivos, incluidos los que no pudieron asistir a la reunión.

También es una forma de evitar cualquier confusión o ambigüedad que pueda generar disputas o conflictos. El acta puede ser exigida a efectos legales por determinadas autoridades.

Las actas se redactan sistemáticamente para determinados tipos de reuniones, como un consejo de administración, un comité de empresa o una reunión general con los responsables de la empresa. Sin embargo, las actas también pueden ser muy útiles para formalizar un plan de acción durante una reunión de un equipo operativo (por ejemplo, en el marco de la puesta en marcha de un nuevo proyecto, un cambio de dirección, etc.).

¿Quién redacta el acta de una reunión?

Lo más frecuente es que el acta sea redactada por uno de los participantes en la reunión. También puede redactarlas un/a secretario/a o un proveedor de servicios externo. Esta persona se designa antes de que comience la reunión y se encarga de tomar notas durante todo el debate.

 

¿Cuándo hay que redactar un acta en inglés?

Esto es necesario si la reunión se celebra en inglés, o si el documento se va a compartir con contactos de habla inglesa (un socio comercial, un cliente, un accionista, equipos multiculturales, etc.).

También puede ser necesario traducir el acta al inglés a partir de un documento escrito en castellano o viceversa.

 

Elementos a incluir en el acta de una reunión en inglés

Los principales elementos que deben figurar en el acta de una reunión son los siguientes

• los nombres (y posiblemente los cargos) de los participantes en la reunión (meeting attendees) y de las personas ausentes que deben estar representadas
• el nombre de la persona que escribe el informe
• los destinatarios
• el lugar y la fecha de la reunión
• el orden del día de la reunión (meeting agenda)
• un resumen de los intercambios
• todas las decisiones y medidas adoptadas o por adoptar (con, para cada medida, la fecha de realización y el objetivo que se persigue)
• el plan de acción

Una vez redactada el acta, debe ser revisada y validada por todos los participantes. Si el acta ha sido redactada en inglés por una persona no nativa, puede ser muy beneficioso que la revise un profesional nativo.

 

¿Cómo se levanta el acta en inglés?

El objetivo de las actas es resumir lo que se ha debatido, pero también las acciones decididas.

A la hora de redactar actas en inglés, es importante informarse sobre las normas específicas del país de destino y de la empresa en cuestión. Es importante saber que algunas empresas tienen requisitos de cumplimiento al redactar las actas de las reuniones. Por lo tanto, es importante tener en cuenta cualquier requisito formal.

Preparar las notas con suficiente antelación a la reunión

Durante la reunión, la persona encargada de redactar el acta tendrá que tomar notas cuidadosamente a lo largo del debate. Es importante anticiparse a este paso, preparar bien la reunión y organizarse de antemano para que las notas se tomen con eficacia. Para ello, deberás informarte primero del objetivo de la reunión, su duración, el número de participantes, la organización prevista, etc.

Tómate también el tiempo necesario para hacer una lista de los diferentes elementos que deben incluirse en el acta. Esto te permitirá definir el marco general y no olvidar nada.

Para poder redactar el acta de una reunión en inglés, debes tener un excelente conocimiento del idioma para poder pedir a un participante que repita algo que ha sido interrumpido, etc. También puedes grabar el intercambio para ayudarte.

Algunas buenas prácticas a tener en cuenta a la hora de levantar un acta en inglés

A continuación se indican algunas buenas prácticas que deben tenerse en cuenta para ayudar a redactar un acta en inglés de alta calidad, clara y legible, basada en las notas tomadas durante el intercambio:

• Excluye los comentarios informales, los titubeos, las palabras coloquiales, etc. Para ello, debes tener un buen conocimiento del inglés comercial
• Estructura tus actas: con un encabezamiento, títulos con los principales temas del orden del día y subtítulos (puntos tratados, decisiones, medidas, etc.)
• Elimina las redundancias, los desvíos, las divagaciones, los asuntos inacabados...
• Cuida la redacción: el estilo, la sintaxis, la gramática y la ortografía en inglés deben ser impecables
• Después de la reunión, no esperes demasiado tiempo para redactar el acta (hazlo mientras las discusiones están todavía frescas en tu mente)
• Mantente neutral y objetivo (no incluyas comentarios ni observaciones personales)

 

¿Cuáles son los diferentes tipos de actas en inglés?

Es importante saber que existen diferentes tipos de actas de las reuniones, como por ejemplo:

El informe completo (the full report)

Su objetivo es proporcionar un registro exhaustivo de lo que se dijo. Los intercambios se transcriben y luego se reformulan. Se trata de un formato poco frecuente, que suele reservarse para los requisitos legales. A menudo se graba la reunión para facilitar la transcripción.

Informar sobre las acciones (reporting on actions)

Este formato consiste en informar sobre las principales decisiones tomadas en la reunión: las acciones a realizar, los plazos y el reparto de funciones. El formato es breve y su objetivo es ofrecer una visión clara y rápida.

El informe resumido de los debates (the summary report of the discussions)

Este formato consiste en resumir los puntos principales de la reunión, eliminando las redundancias y digresiones. Es uno de los formatos más utilizados. Proporciona un resumen claro y preciso de los puntos importantes.

La elección del formato dependerá principalmente de la finalidad de las actas: ¿se trata de un documento para archivar, para la comunicación interna con un equipo multicultural o para compartirlo con partes externas de habla inglesa (inversores, socios comerciales, etc.)?

 

¿A quién puedo pedir que redacte el acta en inglés?

Hay que tener en cuenta que redactar un acta en inglés no es nada fácil, incluso si alguien tiene un alto nivel de inglés.

En efecto, las actas de una reunión en inglés son técnicas y muy precisas. El redactor tiene que utilizar una terminología especializada y escribir de manera formal y coherente.

La mejor manera de garantizar que tus actas sean de alto nivel es recurrir a un hablante nativo.

Si la reunión se ha grabado, puedes recurrir a un proveedor de servicios de transcripción. En Alphatrad, por ejemplo, ofrecemos transcripciones en inglés y en muchos otros idiomas.

También ofrecemos servicios de corrección de contenidos multilingües, para que puedas beneficiarse de la revisión y corrección de tus actas de reunión en inglés.

Por último, si deseas que te traduzcan las actas desde o hacia el inglés, podemos poner a tu disposición un traductor profesional especializado en tu sector de actividad.

→ Nota: es importante recurrir a un profesional del país de habla inglesa que participe en la traducción. Esto se debe a que existen algunas diferencias de lenguaje entre el inglés británico y el americano.

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